Ολιγοήμερη παράταση έδωσε ο ΔΕΔΔΗΕ στον μεγάλο διαγωνισμό για την ψηφιοποίηση του φυσικού του αρχείου. Νέα καταληκτική ημερομηνία ορίστηκε η 27η Ιουνίου, - σήμερα Δευτέρα-, στις 11.30 το βράδυ, ενώ νέα ημερομηνία αποσφράγισης των προσφορών η Τρίτη 4 Ιουλίου.
Υπενθυμίζεται ότι η αρχική καταληκτική ημερομηνία του διαγωνισμού ήταν η 23η Μαΐου (με την αποσφράγιση να έχει οριστεί για τις 27 Μαΐου). Στη συνέχεια, με το πρώτο συμπλήρωμα της διακήρυξης δόθηκε η πρώτη παράταση για τις 20 Ιουνίου (με την ημερομηνία αποσφράγισης στις 24 Ιουνίου), ενώ υπήρξαν και ορισμένες τροποποιήσεις στους όρους του διαγωνισμού.
Όπως μάλιστα ορίζεται στο δεύτερο συμπλήρωμα, «μετά την κατάθεση της προσφοράς δεν γίνεται αποδεκτή αλλά απορρίπτεται ως απαράδεκτη κάθε υποβολή συμπληρωματικών ή διευκρινιστικών στοιχείων, εκτός εκείνων που τυχόν θα ζητηθούν σύμφωνα με τις διατάξεις της διακήρυξης». Διευκρινίζεται επίσης ότι «οι προσφορές αποσφραγίζονται σε στάδια από αρμόδια επιτροπή η οποία συστήνεται από αρμόδιο όργανο του ΔΕΔΔΗΕ» και ότι «η αρμόδια επιτροπή θα προβεί στην ηλεκτρονική αποσφράγιση των προσφορών στις 4 Ιουλίου 2022, στις 12 το μεσημέρι».
Πρόκειται για έναν από τους μεγαλύτερους διαγωνισμούς του ΔΕΔΔΗΕ, καθώς η εκτιμώμενη αξία της συμφωνίας-πλαίσιο ανέρχεται στα 109.699.903,80 ευρώ, πλέον ΦΠΑ (136 εκατ. ευρώ συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ), με το ποσό αυτό να συνιστά και το ανώτατο όριο προσφοράς.
Η διάρκεια της συμφωνίας-πλαίσιο που θα υπογραφεί με τον ανάδοχο ορίζεται σε τέσσερα έτη από την υπογραφή της σύμβασης με δυνατότητα παράτασης για δύο επιπλέον έτη και μέχρι εξαντλήσεως του προϋπολογισμού της.
Όσον αφορά το αντικείμενό της, όπως προκύπτει από τη διακήρυξη, ο ΔΕΔΔΗΕ τόσο στις κεντρικές όσο και στις περιφερειακές οργανωτικές μονάδες του διατηρεί έγχαρτο αρχείο το οποίο ανέρχεται σε περίπου 9,4 εκατ. φακέλους που περιλαμβάνουν 510 εκατ. σελίδες, (εκ των οποίων τα 437 εκατ. σελίδες αφορούν αρχεία πελατών). Εξ αυτών τα 505 εκατ. σελίδες είναι διάστασης Α4/Α3, ενώ τα 5 εκατ. διάστασης Α0. Το σύνολο αυτών των σελίδων αντιστοιχεί σε περίπου 110 εκατ. αυτοτελή έγγραφα.
Το έργο της ψηφιοποίησης περιλαμβάνει τόσο τη σάρωση του έγχαρτου αρχείου, όσο και την καταχώρηση των βασικών στοιχείων των εγγράφων. Επιπρόσθετα στο αντικείμενο του έργου περιλαμβάνεται η προμήθεια και εγκατάσταση του απαραίτητου συστημικού λογισμικού (π.χ. λειτουργικά συστήματα και antivirus, βάσεις δεδομένων, άδειες για database cluster) που απαιτείται για τη λειτουργία των εφαρμογών, σε υποδομές που θα διαθέσει ο ΔΕΔΔΗΕ.
Οι βασικές εργασίες αφορούν:
- Εκπόνηση μελέτης ανάλυσης απαιτήσεων για την οριστικοποίηση σημαντικών παραμέτρων του έργου
- Ανάπτυξη υποστηρικτικών εφαρμογών
- Προετοιμασία φακέλων και υλικού προς ψηφιοποίηση
- Σάρωση εγγράφων
- Τεκμηρίωση εγγράφων
- Ποιοτικό έλεγχο σάρωσης
- Καταχώρηση (Data Entry) μεταδεδομένων σε εξειδικευμένο Κέντρο Καταχώρησης
- Τα προϊόντα της ψηφιοποίησης διαθέσιμα σε εφαρμογή διαχείρισης αρχείων
Υπηρεσίες μετάπτωσης
- Προμήθεια σαρωτών (scanners).
- Υπενθυμίζεται ότι με το πρώτο συμπλήρωμα της διακήρυξης ο ΔΕΔΔΗΕ προχώρησε σε σημαντικές αλλαγές σχετικά με ορισμένους όρους του διαγωνισμού, που αφορούν, μεταξύ άλλων, τις τεχνικές απαιτήσεις σχετικά με τη διασφάλιση της ποιότητας σάρωσης, τις απαιτήσεις για την ασφάλεια των δεδομένων κατά τη σάρωση, τη διαδικασία παράδοσης-παραλαβής του παραγόμενου υλικού κ.α.
Στο πλαίσιο αυτό, όπως αναφέρεται, απαγορεύεται ρητά η χρήση φωτογραφικής μηχανής και η σάρωση των εγγράφων θα πρέπει να γίνεται σε έγχρωμη ανάλυση 300 dpi, στα 24 bit.
Οι υποψήφιοι επίσης θα πρέπει να αναφέρουν στην οικονομική προσφορά τους το ανηγμένο κόστος σάρωσης (συμπεριλαμβανομένης της τεκμηρίωσης) ανά σελίδα σαρωμένου εγγράφου. Το κόστος αυτό θα πρέπει να συμπεριλαμβάνει το σύνολο των σχετικών με την ενέργεια παρελκόμενων δαπανών του αναδόχου στο πλαίσιο του έργου.
Όσον αφορά τις μέγιστες τιμές, προβλέπονται:
- 33.062.350 ευρώ για σάρωση-τεκμηρίωση 505 εκατ. σελίδων Α3 και Α4 (μέγιστη τιμή μονάδας 0,06547 ευρώ, πλέον ΦΠΑ),
- 4.852.000 ευρώ για σάρωση-τεκμηρίωση 5 εκατ. σελίδων Α0 (μέγιστη τιμή μονάδας 0,9704 ευρώ, πλέον ΦΠΑ),
- 70.961.000 ευρώ για 110 εκατ. έγγραφα προς διπλή καταχώρηση (μέγιστη τιμή μονάδας 0,6451 ευρώ, πλέον ΦΠΑ).
Επίσης προβλέπεται μέγιστο κόστος 4.000 ευρώ (πλέον ΦΠΑ) ανά μονάδα για 25 Μελέτες Εφαρμογής και 3.500 ευρώ (πλέον ΦΠΑ) ανά μονάδα για 207 σαρωτές.
